Este sistema será el único que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos tan pronto como la norma entre en vigor.

Tras la aprobación de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley “Crea y Crece”, el 15 de septiembre de 2022, la factura se convertirá en el único sistema que tendrán que utilizar tanto empresas como autónomos en sus relaciones comerciales públicas y privadas.

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

  • Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

  • Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Obligaciones de las empresas y autónomos

Con la implantación de este nuevo sistema, las obligaciones de las partes que lo utilicen son las siguientes:

  • Expedir y remitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos.
  • Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
  • Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de éstas hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

Ventajas del uso de la factura electrónica

Este sistema también trae consigo diferentes ventajas:

  • Digitalización y optimización de las relaciones empresariales
  • Reducción de tiempo y costes
  • Aumento de la productividad
  • Mayor seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas
  • Reducción de la morosidad en las operaciones comerciales
  • Trazabilidad y control de pagos entre empresas y autónomos
  • Reducción de errores humanos gracias a la automatización de procesos

Implantación de la factura electrónica

Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es de obligado cumplimiento en operaciones con las administraciones públicas, todavía existen muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.

Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que será efectiva un plazo después de la entrada en vigor de la ley (marcada por su fecha de su publicación en el B.O.E). Tras su aprobación, los profesionales contarán con algo de tiempo para adaptarse a los nuevos requisitos y los plazos dependen del tipo de facturación de cada empresa.

  • Plazo para empresas que facturen más de 8 millones

Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.

Es decir, que si la Ley Crea y Crece tiene su entrada en vigor en septiembre de 2022 (fecha prevista), las empresas que facturen más de 8 millones tendrán hasta septiembre de 2023 para adaptarse totalmente a la nueva realidad de facturación electrónica.

  • Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones

En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros los plazos son algo más laxos, pues tendrán 3 años después de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece para cumplir con esta obligación.

Si la Ley Crea y Crece entra en vigor en septiembre de 2022, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de septiembre de 2025.

Gracias a las ayudas del Kit Digital se puede solicitar la implantación de la factura electrónica

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